Pozn.: pro účely tohoto článku vysvětlujeme, že slova event, událost a akce jsou synonyma a znamenají totéž.
Co je to event management
Event management je obor zahrnující plánování, organizaci, koordinaci a realizaci událostí s předem stanoveným cílem nebo za určitým účelem, či pro dosažení daného výsledku. Event management se dá jednoduše popsat jako správa událostí (komplexní proces). Tyto události mohou zahrnovat širokou škálu aktivit, velmi záleží na druhu pořádané události/akce/eventu.
Ve svém jádru event management spojuje různé dovednosti a disciplíny (dodavatele), aby byl zajištěn hladký průběh události a splnil očekávání účastníků.
Obecné procesy v event managementu
Plánování
Plánování je prvním krokem procesu v event managementu, naprosto klíčovou a nedílnou součástí organizace každého eventu. V této fázi se stanovuje cíl akce- proč vlastně event budeme organizovat, co to má přinést (PR, zvýšit prodeje, budovat brand zaměstnavatele?, představit nový produkt,…)?
Dále určujeme výši rozpočtu, zamýšlíme se a definujeme cílovou skupinu. Plánování je také spojeno s definicí časové osy eventu a strategií pro oslovení cílové skupiny- event marketing.
Organizace
V této fázi procesu se vytváří konkrétní, detailní plán akce. Rezervuje se místo konání eventu, vybírají se vhodní dodavatelé, od kterých je nutné získat konkrétní cenové kalkulace. Po vyhodnocení se podepisují smlouvy. Dále se v této fázi řeší logistika eventu, technické náležitosti, personální obsazení a další praktické náležitosti (např. program, registrace, …). Nedílnou součástí této fáze je také oslovování cílové skupiny. Pokud se jedná o akci firemní, tak je to pozvání hostů, domluvení speakerů atd..
U kulturní akce je potřeba zajistit, aby se o ní návštěvníci dozvěděli a koupili si např. vstupenky…
Realizace
Je to samotný “běh” akce. Den D, kdy je potřeba sledovat, zda se jednotlivé úkony ztotožňují s plánem, řešit na místě vzniklé odchylky nebo nenadálé situace, komunikovat s účastníky a zajistit plynulý průběh události.
Vyhodnocení
Je nesporné, že bez zpětné vazby lze těžko objektivně hodnotit. V této fázi zjišťujeme, zda bylo naplněno očekávání, splněn cíl, který byl stanoven ve fázi plánování události. Je klíčové požádat o zpětnou vazbu cílovou skupinu, která se události účastnila. Ať už ústně nebo formou dotazníku, či jakoukoliv jinou metodou pro sběr zpětné vazby.
Druhy eventů
Firemní eventy
Ty pořádají firmy buď pro své zaměstnance, obchodní partnery nebo zákazníky (ať už současné nebo potenciální). V této oblasti najdeme velmi širokou škálu organizovaných eventů, pořádaných s různými cíli firem. Jsou to např. teambuildingy, školení personálu, konference, obchodní jednání, family days, předváděčky, otvíračky, vánoční večírky, sportovní turnaje,…
Jak vznikají firemní eventy můžete vidět například v jednom z našich dokumentů ze série Za scénou.
Veřejné eventy
Často souvisejí s dalším bodem, tedy kulturními akcemi. Veřejné události mají jasně danou cílovou skupinu= veřejnost. Konkretizace nastává ve chvíli, kdy se ptáme “jakou konkrétní veřejnost”. Do sekce veřejné eventy řadíme např. festivaly nebo sportovní akce. Pro event management veřejných akcí je podstatné zvládnout nejen organizaci, ale také bezpečnost a event marketing.
Kulturní eventy
Úzce souvisí s výše popsaným. Jsou zaměřeny na umění či např. hudbu. Pro cílovou skupinu má být zážitkem se tohoto druhu eventu účastnit. Patří sem např. divadla, výstavy, literární festivaly atd.
Soukromé eventy
Často jsou organizované pro úzkou skupinu lidí, kteří se navzájem znají (rodiny). Řadí se sem svatby, narozeninové oslavy, pohřby, křtiny, baby showers nebo párty určené k oslavě odhalení pohlaví očekávaného dítěte. Při organizaci soukromé události je kladen důraz na to, aby se všichni hosté dobře bavili (nejčastější požadavek zadavatele). Při uspokojení tohoto požadavku organizátor bere v potaz, že zábavu přizpůsobuje cílové skupině napříč generacemi.
Sportovní eventy
Souvisí s bodem 3 a 4. Jsou to eventy organizované zpravidla pro veřejnost. Např. mistrovství světa, Evropy, atd.. Dle druhu sportu, na který se fanoušci přijdou podívat je následně vybírán i doprovodný program, fanzóny, atd.. Na bezpečnost je kladen velmi velký důraz. Svou neodmyslitelnou roli hraje i technické zajištění akce (ať už ozvučení, stage, osvětlení, nebo TV přenosy).
Virtuální eventy
Od všech výše zmíněných druhů eventů se tento typ akcí liší v nejvíce aspektech. Virtuálně je možné udělat i ochutnávku vín či čokolády, je ale nesmírně důležité předem naplánovat logistiku, aby byly účastníkům akce doručeny potřebné produkty “offline”. Virtuálně lze organizovat i veletrhy, konference, přehlídky, koncerty, setkání… U tohoto typu eventu se klade důraz zejména na technické požadavky akce. Aby byl živý přenos bezproblémový, je potřebné skvělé virtuální prostředí, kvalitní vysokorychlostní připojení a také kvalitní “vysílací” vybavení.
Hybrydní eventy
Hybrydní eventy jsou nejčastěji kombinací fyzického (offline) a virtuálního (online) prostředí. Díky této kombinaci se mohou zúčastnit eventu jednotliví účastníci jak osobně, tak i online. Hybridní eventy umožňují širší dosah a zapojení, což může být fajn v situacích, kdy je obtížné nebo nemožné se fyzicky potkat. Nejčastěji jde o konference, semináře, veletrhy, školení nebo kulturní události.
Trendy v event managementu
- AI – může dobře posloužit hlavně v event marketingu, propagaci a také např. při plánování nevšedních doprovodných programů.
- Virtuální realita – virtuální eventy umožňují účastníkům zapojit se z různých částí světa a otevírají nové možnosti v oblasti interaktivních prezentací a sítění.
- Pro větší eventy máme ověřený český nástroj Happenee
- Udržitelnost – je celosvětově obrovské téma a nevyhne se ani event managementu a plánování událostí. Udržitelnost je klíčovým tématem. Organizátoři se zaměřují na minimalizaci ekologického dopadu, a to od výběru místa až po správu odpadu. Probíhají eko festivaly, zero waste markety, často se o udržitelnost snaží hlavně food festivaly a v posledních letech také mezinárodní hudební festivaly. V Česku je to zatím ve fázi “pokusů”, plná udržitelnost při statisícových festivalech ještě nebyla dosažena.
Budoucnost eventů
Toto je otázka, kterou pokládáme velmi často hostům podcastu Svět Eventů. A odpovědí je, že eventy budou stále o lidech. Nicméně bude kladen důraz právě na použití nových technologií, udržitelnost a také ještě mnohem větší bezpečnost. Přibývat by mělo stále více interaktivních a také inovativních přístupů k plánování a organizaci událostí.
Závěrem
Event management je dynamický obor, který spojuje umění plánování, organizace a komunikace. Od malých firemních setkání po velké mezinárodní události hraje klíčovou roli v propojování lidí, sdílení informací a dosahování cílů. S neustálým vývojem trendů a technologií je event management oblastí s nekonečnými možnostmi a výzvami. Efektivní správa událostí může mít značný dopad na organizace, komunity a jednotlivce, což zdůrazňuje význam a důležitost tohoto oboru v současném i budoucím světě.
